Sachverhalt:

• Ziel der Vorlage

Das Archivgut der Stadt Staßfurt ist zurzeit an verschiedenen Orten untergebracht.

-          ehemalige Bibliothek (Verwaltungsarchiv, Personenstandsarchiv)

-          Uhlandschule – Keller (Stadtarchiv)

-          Uhlandschule – Ergänzungsbau (Verwaltungsarchiv)

-          ehem. Rathaus Förderstedt (Verwaltungsarchiv)

-          Heimatstube Rathmannsdorf (Stadtarchiv)

-          Haus II (Verwaltungsarchiv)

Die Räume sind teilweise nur bedingt geeignet. Das Archiv ist in seiner Funktionalität stark eingeschränkt.

Um das Archiv an einem Standort zusammenzuführen, ist vom Stadtrat der Stadt Staßfurt in seiner Sitzung am 28.09.2006 ein Beschluss gefasst worden, dafür das Gebäude der ehemaligen Bibliothek zu nutzen, welches durch den Umzug der Bibliothek in das Jugend- und Bürgerhaus frei wurde. Bei weiteren Untersuchungen musste festgestellt werden, dass die für Archive geforderte Deckenbelastbarkeit in diesem Gebäude nicht gegeben ist, so dass in der Folgezeit nach weiteren Alternativen gesucht wurde. Diese waren das ehemalige Feuerwehrhaus im Athenslebener Weg und die Errichtung des so genannten „Haus am See“. Beide Alternativen sind aus unterschiedlichen Gründen nicht realisiert worden.

Die Unterbringung des Archivgutes der Stadt Staßfurt an einem geeigneten Standort ist ein sehr dringendes Problem und muss mittelfristig gelöst werden.

·         Lösung

Unter Leitung der Leiterin des Fachdienstes Schule, Jugend und Kultur ist eine Arbeitsgruppe gebildet worden, um nach einer umsetzungsfähigen Möglichkeit für die Unterbringung des Archivs zu suchen.

Die Arbeitsgruppe kam erstmals am 14.11.2012 zusammen. Durch die Arbeitsgruppe waren in der Folgezeit verschiedene Standorte zu betrachten auf der Grundlage einer aktualisierten Bedarfsanalyse.

Unter Berücksichtigung der Zu- und Abgänge beim Verwaltungsarchiv auf Grund der Aufbewahrungsfristen, der dauerhaften Aufbewahrung der Akten des Personenstands- und Bauarchivs sowie des Stadtarchivs muss unter Berücksichtigung der zukünftigen Entwicklung von einer Regallänge von mindestens 800 m ausgegangen werden.

Im Ergebnis der Betrachtungen der verschiedenen Standorte unter den Kriterien u. a. Zentralität, Erreichbarkeit und Verfügbarkeit wird die Anmietung von Räumlichkeiten in der alten Hauptpost zum 01.01.2015 als Lösung vorgeschlagen. Im Haushaltsplan 2015 ist die Beschaffung des Inventars vorzusehen mit einer Verpflichtungsermächtigung im Haushaltsplan 2014.

• Alternativen

Neben dem vorgeschlagenen Standort wurden die Möglichkeiten der Unterbringung des Archivs im Flachbau der ehemaligen Sekundarschule „Hermann Kasten“ und im Neubau „Haus am See“ geprüft.

1.      Flachbau der ehemaligen Sekundarschule „Hermann Kasten“

Nach einer Begehung vor Ort musste festgestellt werden, dass sich das Gebäude und die Räumlichkeiten in einem sanierungsbedürftigen Zustand befinden und somit als Möglichkeit zur Unterbringung des Archivs ausscheiden.

2.      „Haus am See“

Für die Unterbringung des Archivs in einem Neubau spricht, dass die Räumlichkeiten optimal entsprechend der Funktionalität des Archivs errichtet werden können. Da zumindest kurzfristig mit der Errichtung des Neubaus nicht gerechnet werden kann, scheidet auch diese Möglichkeit aus.

• finanzielle Auswirkungen

Die Miete ist im Ergebnis der Verhandlungen mit 5,14 €/m² (ca. 20 T€ pro Jahr) festgelegt. Die Nebenkostenvorauszahlung beträgt 1000 €/Monat.

Anlagenverzeichnis:

Mietvertrag (Entwurf v. 24.09.2013)

Beschlussvorschlag:

Der Stadtrat der Stadt Staßfurt beschließt für die Unterbringung des Archivs (Stadtarchiv, Verwaltungsarchiv, Bauarchiv, Personenstandsarchiv) Räume in der alten Hauptpost zu nutzen und diese anzumieten.

Finanzierung:

Durch die Ausführung des vorgeschlagenen Beschlusses entstehen folgende Auswirkungen auf den Haushalt: