Sachverhalt:

• Ziel der Vorlage

Der Stadtrat der Stadt Staßfurt beauftragte den Oberbürgermeister mit Beschluss vom 07.04.2016 mit der Erstellung eines Konzeptes zur Einführung des vollelektronischen Sitzungsdienstes. Die Vorstellung des Konzeptes erfolgte am 02.02.2017 im Stadtrat. Infolge der Vorstellung des Konzeptes und aufgrund der in der Beratung gemachten Hinweise ist die Vorlage zur Einführung des vollelektronischen Sitzungsdienstes erarbeitet worden. So sind u.a. neben den Stadträten nun auch alle Ortschaftsräte bedacht.

Ziel ist es den vollelektronischen Sitzungsdienstes mit der neuen Wahlperiode ab dem 2. Halbjahr 2019 endgültig einzuführen. Im Vorfeld sind die notwendigen finanziellen Mittel für die Umsetzung dieses Projektes bei der Planung des Haushaltes für das Jahr 2018 zu berücksichtigen. Nach Beschlussfassung und Genehmigung des Haushaltes 2018 soll zeitnah mit der Umsetzung des Projektes und der Testphase begonnen werden.

Die vorhandene Software Session bietet das Modul „Mandatos“, welches eine digitale Verfügbarkeit der Sitzungsunterlagen auf mobilen Endgeräten gewährleistet. Durch „Mandatos“ haben die Gremienmitglieder eine schnelle, einfache und komfortable Arbeitsmöglichkeit. So ist eine Volltextrecherche über alle Dokumente möglich und Sitzungsunterlagen stehen auch „offline“ zur Verfügung. An allen Dokumenten können persönliche Markierungen und Kommentierungen vorgenommen werden. Durch einen automatischen Datenabgleich (Synchronisation) werden die Daten auf dem aktuellen Stand gehalten. Die Datensicherheit wird durch moderne Verschlüsselungsmechanismen gewährleistet. Mit dieser Technologie kann und soll so weit wie möglich und gewünscht auf den Papierversand der Sitzungsunterlagen verzichtet werden.

Die Nutzung des Apple iPad als Endgerät wird bevorzugt. Somit werden einheitliche Endgeräte benutzt und die entsprechenden Server sind bereits vorhanden. Dies verringert den administrativen Aufwand und erleichtert den technischen Support bereits vor der Einführung. Weiterhin sind diese Endgeräte handlich, haben ein geringes Eigengewicht und bieten ein hohes Maß an Sicherheit (geschlossenes Betriebssystem) sowie eine hohe Akkulaufzeit (ca. 10 Stunden). Die einfache und intuitive Benutzbarkeit ist ein weiterer Vorteil. Durch das einfache Zoomen können auch kleinste Darstellungen besser dargestellt werden.

Die Sitzungsräume in der Salzlandsparkasse und im Rathaus sollen zukünftig mit WLAN ausgestattet werden. Da die Sitzungen nicht ausschließlich in den mit WLAN ausgestatteten Sitzungsräumen stattfinden und die Online-Verbindung zum Ratsinformationssystem an den anderen Sitzungsorten nicht gewährleistet werden kann, ist hier der Download der Sitzungsunterlagen vor der Sitzung oder ein mobiler Internetzugang für das Endgerät erforderlich. Dies soll durch die Ausstattung der Endgeräte mit 1 GB Datenkarten sichergestellt werden.

Weiterhin beabsichtigt die Verwaltung eine sogenannte „Mobile-Device-Management-Lösung“ einzusetzen, um die Endgeräte vor der Auslieferung einheitlich einrichten zu können und die Konfiguration der Geräte gerade in Bezug auf Sicherheit und Datenschutz einfacher zu handhaben. Es handelt sich dabei um eine Software, die es erlaubt, die Benutzer/innen auch von der Ferne bei Problemen und Fragen zu unterstützen, aktuelle Sicherheitsupdates in einem Zuge auf alle Geräte zu verteilen und die Geräte bei Verlust oder Diebstahl aus der Ferne zu löschen oder unbrauchbar zu machen.

Schulungen für alle Mitglieder des Stadtrates und der Ortschaftsräte werden ebenso wie eine Unterstützung durch den Softwareanbieter während der ersten Sitzungen und in Folge durch die Verwaltung angeboten.

• Lösung

Der Stadtrat beschließt die Einführung des vollelektronischen Sitzungsdienstes.

• Alternativen

Es wird keine Einführung des vollelektronischen Sitzungsdienstes beschlossen. Die Unterlagen werden den Mitgliedern des Stadtrates und der Ortschaftsräte in Papierform übergeben. Diese haben die Möglichkeit sich alternativ für die elektronischen Sitzungsunterlagen zu entscheiden. Die Bereitstellung erfolgt dann jedoch nicht unter Nutzung von Mandatos und nur als Download aus dem Ratsinformationssystem. Die Funktionen sind in diesem Fall im Vergleich zum vollelektronischen Sitzungsdienst mit Mandatos eingeschränkt. Endgeräte werden in diesem Fall nicht durch die Stadt Staßfurt gestellt.

• finanzielle Auswirkungen

Die Kosten liegen somit auf 5 Jahre gerechnet bei ca. 63.000,00 € zzgl. MwSt.. Dem gegenüber stehen Personalkosten von ca. 20.000,00 € im Jahr und den Aufwendungen für Druck-, Material- und Portokosten für die Sitzungen des Stadtrates und der Ortschaftsräte. Diese Kosten belaufen sich auf 5 Jahre gerechnet auf ca. 132.000,00 €.

Anlagenverzeichnis:

-       Konzept zur Einführung vollelektronischer Sitzungsdienst (Stand 18.01.2017)

-       Information über Session und die KID

Beschlussvorschlag:

Der Stadtrat der Stadt Staßfurt beschließt unter Anwendung der bisherige Software Session und Nutzung der Mandatos-App mit Beginn der 7. Wahlperiode die Einführung des vollelektronischen Sitzungsdienstes für den Stadtrat und alle Ortschaftsräte. Eine Testphase soll spätestens ab dem 4. Quartal 2018 beginnen.

Der Oberbürgermeister wird mit der Beschaffung von einem Apple iPad je Mitglied des Stadtrates und der Ortschaftsräte (max. ein Endgerät je Nutzer/in) inklusive einer 1 GB Datenkarte beauftragt. Die entsprechenden Haushaltsmittel für die Einführung des vollelektronischen Sitzungsdienstes und der Beschaffung der Endgeräte sind in der Haushaltsplanung 2018 und 2019 einzustellen.

Finanzierung:

Durch die Ausführung des vorgeschlagenen Beschlusses entstehen folgende Auswirkungen auf den Haushalt: