Sachverhalt:

• Ziel der Vorlage

In seiner Sitzung am 01.06.2017 hatte der Stadtrat der Stadt Staßfurt bereits die Einführung des vollelektronischen Sitzungsdienstes beschlossen. Der damals zur Beschlussfassung anstehende Beschlussvorschlag wurde durch einen Änderungsantrag aber insoweit geändert, dass der Oberbürgermeister beauftragt wurde, den Mitgliedern des Stadtrates „geeignete leichte Endgeräte wenigstens zweier verschiedener Hersteller (incl. Betriebssystem Android) mit einer Bildschirmdiagonale von mindestens 12,9 Zoll mit der installierten Applikation und Stifteingabe (für handschriftliche Notizen auf den elektronischen Dokumenten) vorzuführen und sie diese selbst praktisch in einer eigens dazu einzuberufenen Arbeitsgruppensitzung testen zu lassen“.

Eine Sitzung der Arbeitsgruppe, bestehend aus verschiedenen Vertretern der Fraktionen des Stadtrates, wurde am 14.09.2017 durchgeführt. Hierbei wurden drei Endgeräte durch die KID bzw. KITU vorgestellt. Dies waren zum einen ein Endgerät mit einem Android Betriebssystem, sowie ein iPad der Größe 10,5 Zoll und ein iPad Pro mit einer Größe von 12,9 Zoll. Im Ergebnis dieser Arbeitsgruppenberatung wurde sich darauf verständigt, dass die zuständigen Beschäftigten des Sitzungsdienstes und der Technischen Werke die jeweiligen Fraktionssitzungen besuchen und dort die iPads der Größen 10,5 und 12,9 Zoll vorstellen sollen. Weiterhin sollte ein Eingabestift vorgestellt werden. Die Fraktionssitzungen wurden im Oktober und November 2017 besucht. Hierbei wurde den Fraktionsmitgliedern freigestellt, sich individuell für ein Endgerät zu entscheiden.

Im Ergebnis der Beratungen wurde der Arbeitsstand wie folgt zusammengefasst: es gab eine Mischung aus großen und kleinen iPads; auch die Ortschaftsräte sollten mit mobilen Endgeräten ausgestattet werden; als Zubehör sollten Eingabestifte und Hüllen zur Verfügung gestellt werden; die Endgeräte sollten mit SIM-Karten und entsprechenden Datentarifen ausgestattet sein; jedes Gremienmitglied sollte eine personalisierte E-Mail-Adresse erhalten. All dies führte dazu, dass sich das Projekt nicht wirtschaftlich darstellen ließ, da die ersparten Personalaufwendungen und Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen bei Einführung unter den genannten Prämissen unterhalb der laufenden Unterhaltungs-aufwendungen und einmaligen Investitionskosten lagen. So wurde den Fraktionsvorsitzenden in einer gemeinsamen Beratung am 24.10.2018 der Sachverhalt dargestellt und seitens der Verwaltung wurden erarbeitete Optimierungsvarianten vorgestellt.

Die hierbei seitens der Verwaltung favorisierte Variante besteht darin, dass der vollelektronische Sitzungsdienst ausschließlich für den Stadtrat und seine Ausschüsse eingeführt wird. Die Ortschaftsräte bleiben insoweit unberücksichtigt. Dadurch halbiert sich die Anzahl der notwendigerweise anzuschaffenden Endgeräte und somit halbieren sich auch die Schulungsaufwendungen und die Aufwendungen für das Mobile-Device-Management. Außerdem soll auf eine SIM-Karte mit Datentarif verzichtet werden. Stattdessen sollen der Sitzungsraum des Rathauses mit WLAN ausgestattet werden. Für die Sitzungen im Sitzungssaal der Sparkasse und weiteren Orten der Ausschusssitzungen soll ein mobiler WLAN-Hotspot zur Verfügung gestellt werden. Da in dieser Variante Papierunterlagen für die Ortschaftsräte erzeugt und zusammengestellt werden müssen, kann die ursprünglich angenommene Stellenreduzierung in Höhe von 0,5 VbE nicht umgesetzt werden. Es ist nun von einer Stelleneinsparung in Höhe von 0,375 VbE auszugehen.

Erläuterung zur Software:

Die sich bereits im Einsatz befindende Software „Session“ bietet das Modul „Mandatos“, welches eine digitale Verfügbarkeit der Sitzungsunterlagen auf mobilen Endgeräten gewährleistet. Durch „Mandatos“ haben die Gremienmitglieder eine schnelle, einfache und komfortable Arbeitsmöglichkeit. So ist eine Volltextrecherche über alle Dokumente möglich und Sitzungsunterlagen stehen auch „offline“ zur Verfügung. An allen Dokumenten können persönliche Markierungen und Kommentierungen vorgenommen werden. Durch einen automatischen Datenabgleich (Synchronisation) werden die Daten auf dem aktuellen Stand gehalten. Die Datensicherheit wird durch moderne Verschlüsselungsmechanismen gewährleistet. Mit dieser Technologie kann und soll so weit wie möglich und gewünscht auf den Papierversand der Sitzungsunterlagen verzichtet werden.

Erläuterung zum Mobile-Device-Management:

Weiterhin beabsichtigt die Verwaltung eine sogenannte „Mobile-Device- Management-Lösung“ einzusetzen, um die Endgeräte vor der Auslieferung einheitlich einrichten zu können und die Konfiguration der Geräte gerade in Bezug auf Sicherheit und Datenschutz einfacher zu handhaben. Es handelt sich dabei um eine Software, die es erlaubt, die Benutzer/innen auch von der Ferne bei Problemen und Fragen zu unterstützen, aktuelle Sicherheitsupdates in einem Zuge auf alle Geräte zu verteilen und die Geräte bei Verlust oder Diebstahl von Ferne zu löschen oder unbrauchbar zu machen.

• Lösung

Der Stadtrat beschließt die Einführung des vollelektronischen Sitzungsdienstes.

• Alternativen

Es wird keine Einführung des vollelektronischen Sitzungsdienstes beschlossen. Die Unterlagen werden den Mitgliedern des Stadtrates weiterhin in Papierform übergeben. Diese haben die Möglichkeit sich alternativ für die elektronischen Sitzungsunterlagen zu entscheiden. Die benötigten Endgeräte werden in diesem Fall nicht durch die Stadt Staßfurt gestellt.

• finanzielle Auswirkungen

Einmalig sind für die Beschaffung der Endgeräte, für Zubehör, Schulungen rd. 55.000 € aufzuwenden. Für Softwarepflege, Support, Mobile-Device-Management und IT-Dienstleistungen, sowie für WLAN-Hotspots sind rd. 13.000 € pro Jahr aufzuwenden. Demgegenüber steht eine Einsparung von Personalaufwendungen in Höhe von rd. 22.000 € pro Jahr, sowie Reduzierung der Sach- und Dienstleistungsaufwendungen in Höhe von rd. 5.300 € pro Jahr.

Beschlussvorschlag:

Der Stadtrat der Stadt Staßfurt beschließt die Einführung des vollelektronischen Sitzungsdienstes für den Stadtrat und seiner Ausschüsse mit Beginn der 7. Wahlperiode. Zur Nutzung der Session-App „Mandatos“ wird der Oberbürgermeister mit der Beschaffung von mobilen Endgeräten (iPad in der Größe 12,9 Zoll  der Fa. Apple) für jedes Mitglied des Stadtrates beauftragt. Der Beschluss 0429/2017 des Stadtrates vom 01.06.2017 wird aufgehoben.

Finanzierung:

Durch die Ausführung des vorgeschlagenen Beschlusses entstehen folgende Auswirkungen auf den Haushalt: